Im Allgemeinen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren rechtsgültige und konforme Ausgangsrechnungen auszustellen. Doch oftmals erfolgt vorab eine Angebotserstellung um dem Kunden Leistungen und Preise transparent aufzuzeigen mit dem Ergebnis einer Annahme des Angebots und der Start der Leistungserbringung.
Mit der folgenden Anleitung erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte, wie Sie in nur wenigen Klicks Ihr erstes Angebot mit dem VR Smart Guide erstellen, an Ihre Kunden verschicken können und schließlich auch mit einem Klick eine Ausgangsrechnung erstellen können.
Neues Angebot erstellen
Sie möchten einem Kunden ein individuelles, zeitlich begrenztes Angebot schicken? Mit der Hilfe des VR Smart Guides ist die Erstellung eines Angebots für einen Kunden in wenigen Schritten möglich.
- Zunächst klicken Sie im Menu auf den Punkt "Einnahmen".
- Anschließlichen wählen Sie den Unterpunkt "Angebote" aus.
- Durch Klicken auf den Button "Neues Angebot erstellen" können Sie direkt mit der Angebotserstellung beginnen.
- Zunächst müssen Sie festlegen, an welchen Kunden das Angebot adressiert werden soll. In dem Suchfeld geben Sie den Namen des Rechnungsempfängers ein. Nach dem Anklicken der Suchleiste öffnet sich ein Fenster. Indem Sie die markierten Felder ("*") ausfüllen, können Sie einen Kunden hinzufügen. Alternativ können Sie auch unter dem Menüpunkt "Stammdaten" und "Kunden" Ihre Kunden hinterlegen.
- Anschließend können Sie das Angebotsdatum bearbeiten.
- Eine Besonderheit eines Angebots ist das Datum, bis wann das Angebot gültig sein soll. Dieses Datum können Sie in diesem Eingabefeld festlegen.
- Anschließend wählen Sie die jeweilige Umsatzkategorie, die zu der Einnahme passt, aus. Sie können zwischen "steuerpflichtigen Umsätze", "steuerfreien Umsätze", "nicht steuerbare Umsätze" und Umsätze nach §13b (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) wählen.
- Als Nächstes befüllen Sie Ihre Angebotsposition. Auch hier gilt es die markierten Felder ("Bezeichnung", "Anzahl", "Einheit" und "Preis") zu befüllen.
- Sobald die Angebotsposition ausgefüllt ist, klicken Sie auf den kleinen blauen Haken auf der rechten Seite. Falls Sie noch weitere Positionen in Ihrem Angebot auflisten möchten, klicken Sie auf "Position hinzufügen".
Nach Eingabe der erforderlichen Angaben, können Sie das Angebot per Mail versenden oder als PDF herunterladen.
Angebot anschließend in Rechnung oder Auftragsbestätigung überführen
Erstellte Angebote können Sie mit einem Klick in eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung überführen.
- Klicken Sie auf "In Rechnung überführen" und alle Angaben werden direkt in eine Ausgangsrechnung übernommen.
- Klicken Sie auf "In Auftragsbestätigung überführen" und alle Angaben werden direkt in einer Auftragsbestätigung übernommen. Anschließend haben Sie immer noch die Möglichkeit daraus eine Ausgangsrechnung zu erstellen.
- Wenn Sie ein Angebot per E-Mail versenden wollen, können Sie unter „Einstellungen“ - „E-Mail-Texte“ den Betreff der Mail und die Absenderadresse einstellen. Standardmäßig ist dort „Angebot von Ihr Unternehmensname“ hinterlegt. Als Absenderadresse wird die Adresse service@vr-smart-guide.de aufgeführt.Hinweis: