Bevor Sie Ihre erste Rechnung mit dem VR Smart Guide verfassen können, gibt es einige Informationen, die sie innerhalb des VR Smart Guide anpassen müssen. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung zeigen wir Ihnen, welche Informationen benötigt werden und wie Sie diese Anpassungen vornehmen können.
Eingabe der relevanten Unternehmensdaten
- Loggen Sie sich zunächst im VR Smart Guide ein.
- Um die benötigten Informationen einzugeben, klicken Sie links auf "Einstellungen".
- Wählen Sie nun den Reiter "Unternehmen" aus.
- Unter dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit alle relevanten Unternehmensdaten einzugeben, die im Nachgang für die Erstellung einer Rechnung benötigt werden.
Anpassung der Dokumentenvorlage
Die individuelle Anpassung der Dokumentenvorlage ist sinnvoll, um einen einheitlichen und professionellen Unternehmensauftritt zu gewährleisten.
- Um Ihre Dokumentenvorlage individuell anzupassen, klicken Sie links auf "Einstellungen".
- Wählen Sie nun den Reiter "Dokumentenvorlage" aus.
- Unter dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, ein individuelles Layout zu erstellen, welches im Nachgang als Vorlage für die Rechnungen verwendet wird.
- Folgende Punkte können Sie individuell anpassen:
- Logo & Briefpapier: Hier haben Sie die Möglichkeit Ihr eigenes Logo oder Briefpapier per Drag and Drop hochzuladen, welches im Nachgang als Vorlage für Ihre Rechnungen verwendet wird.
- Dokument Layout: Hier haben Sie die Möglichkeit, ein voreingestelltes Layout zu wählen oder auch Ihr eigenes und individuelles Layout zu erstellen.
- Angaben: Unter diesem Punkt können Sie festlegen, welche Angaben später in Ihren Rechnungen angezeigt werden.
- Tabelle: Hier können Sie die einzelnen Bestandteile des Tabellenkopfes auswählen und festlegen.
- Dokument-Texte: Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, die Textpassagen innerhalb der Rechnung festzulegen. Dies umfasst beispielsweise die Anrede oder den Fußtext.
- E-Mail-Texte: Ähnlich, wie in Punkt 5 haben Sie hier die Möglichkeit, Voreinstellungen für die Textpassagen innerhalb der E-Mails zu verfassen.
Anlegen des ersten Kunden
Um eine Rechnung mit Hilfe des VR Smart Guide verfassen zu können, muss zuerst mindestens ein Kunde angelegt werden. Wie Sie einen Kunden anlegen, erfahren Sie in folgendem Artikel: Wie kann ich Kunden anlegen oder importieren?
Nachdem Sie die oben beschriebenen Informationen eingetragen haben, können Sie nun damit fortfahren Ihre Ausgangsrechnung zu schreiben. Genauere Informationen finden Sie dazu in dem Artikel: Wie kann ich eine Ausgangsrechnung schreiben?