Im VR Smart Guide haben Sie unter dem Menüpunkt „Dokumentenvorlage“ eine Vielzahl an Möglichkeiten der Individualisierung Ihrer Dokumente, wie bspw. Ihrer Angebote und Rechnungen.
Wir zeigen Ihnen hier wie Sie das Dokumentenlayout komplett an Ihre Bedürfnisse anpassen können und damit Ihre eigenen Angebote oder Rechnungen im VR Smart Guide designen können.
Weitere Artikel zu Dokumentenvorlagen, bspw. zu den Dokumenten- / E-Mail-Texten oder weiteren können Sie jederzeit einsehen und helfen Ihnen noch professionelle Geschäftsdokumenten zu erstellen!
Öffnen der Einstellungen
- Loggen Sie sich zunächst im VR Smart Guide ein.
- Anschließend klicken Sie links im blauen Menü auf "Einstellungen", dann "Dokumentenvorlage" und anschließend auf "Dokumenten-Layout". Nun haben sich Ihre Einstellungen geöffnet.
Individualisierung Ihrer Dokumente
Oben in der Fußleiste haben Sie nun verschiedene Optionen Ihre Dokumente anzupassen. Wir stellen Ihnen kurz vor, was sich dahinter befindet. Der Fokus liegt aber auf dem Dokumentenlayout.
- Logo & Briefpapier: Hier können Sie Ihr eigenes Unternehmenslogo hochladen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit Ihr eigenes Briefpapier verwenden.
- Dokumentenlayout: Sie haben die Möglichkeit zwischen drei verschiedenen Layout-Optionen auszuwählen, oder Ihr eigenes Layout zu individualisieren. Diese Funktion wird im weiteren Artikel erklärt.
- Angaben: Alle Angaben auf Ihrem Dokument sind hier abgebildet und können Ihrerseits verändert (ein- oder ausblenden) werden, bspw. die Angaben in der Kopf- oder Fußzeile. Des Weiteren können Sie festlegen, ob Ihre Kontodaten auf Ihren Dokumenten für Ihre Geschäftspartner zu sehen seien sollen.
- Tabelle: Rechnungspositionen einer Rechnung werden innerhalb einer Tabelle aufgelistet. Unter "Tabelle" können Sie hier die einzelnen Überschriften der Tabellenelemente verändern, falls Sie individuelle Bezeichnungen haben möchten.
- Dokumententexte: Im VR Smart Guide haben wir für alle Dokumente standardisierte Ansprachetexte hinterlegt, was dafür sorgt, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumente möglichst viel Zeit einsparen können. Falls Sie die Standardtexte verändern möchten und eine individualisierte Ansprache bevorzugen, können Sie dies unter "Dokument-Texte" vornehmen.
- E-Mail-Texte: Aus dem VR Smart Guide können Sie nach der Erstellung Ihrer Dokumente direkt aus der Anwendung Ihr Dokument per E-Mail an Ihren Geschäftspartner senden. Auch hier haben wir für den E-Mail-Text für das jeweilige Dokument einen standardisierten Text hinterlegt. Falls Sie diesen Text ändern möchten und eine individuelle E-Mail schreiben möchten, können Sie dies unter "E-Mail-Texte" vornehmen.
Zwischen drei Layoutoptionen auswählen
Unter „Dokument-Layout“ können Sie nun zwischen drei Layoutoptionen auswählen. In der folgenden Bilder-Galerie können Sie sich die drei verschiedenen Layout-Optionen anschauen. Alternativ können Sie die drei Designs auch als Beispiel downloaden.
Falls Ihnen keine Layout-Option zusagt, oder Sie eine Mischung der Optionen präferieren, können Sie im VR Smart Guide auch Ihr eigenes Dokumentenlayout individualisieren. Der weitere Beitrag zeigt Ihnen wie das funktioniert.
Layout vollständig individualisieren
Klicken Sie zunächst unter „Layout wählen“ auf „Individuell“. Anschließend können Sie Ihr Layout individualisieren.
- Sie können im Kopf- und Fußbereich als auch in der Tabelle zwischen den verschiedenen drei Optionen variieren und die für Sie ansprechendste Variante des Dokumentenlayouts verwenden.
- Wenn Sie runterscrollen können Sie auch die Schriftart sowie die einzelnen Schriftgrößen der verschiedenen Abschnitte Ihres Dokuments verändern.
- Zusätzlich haben Sie die Option für die verschiedenen Elemente wie beispielsweise Linien und Hintergrundboxen eine individuelle Farbe auszuwählen.
Wussten Sie schon...?
Video Tutorial: Wie kann ich mein Dokumentenlayout individualisieren?
Jetzt in wenigen Schritten lernen, wie Sie Ihr Layout Ihrer Dokumente im VR Smart Guide individualisieren können!
