Die elektronische Rechnung (XRechnung) wird im Allgemeinen immer häufiger benötigt und verwendet. Insbesondere bei Aufträgen (min. 1.000,-€ Auftragsvolumen) mit öffentlichen Auftragnehmern sind Sie verpflichtet Ihre Rechnungsstellung elektronisch erfolgen zu lassen.
Der VR Smart Guide hilft Ihnen hier bereits und ermöglicht Ihnen elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder XRechnungen (XML-Format) erstellen zu lassen. Weitere Informationen zu dieser Funktion entnehmen Sie der Seite XRechnung.
Bei einigen öffentlichen Auftraggebern, wie bspw. dem Land Baden-Württemberg werden seit dem 01 Januar 2022 zusätzliche Informationen in der XRechnung benötigt – so zum Beispiel die Vertragsnummer, ContractReference (BT-12), Seller Contact (BG-6) oder Payment Instructions (BG-16). Diese können aktuell im VR Smart Guide nicht hinterlegt werden. Es gibt jedoch eine einfache und schnelle Methode diese zusätzlichen Angaben in der erzeugten XRechnung beizufügen.
Damit können Sie weiterhin die XRechnung des VR Smart Guide verwenden und müssen nur eine kleine Anpassung vornehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das machen können!
XRechnung (XML-Datei) herunterladen
Als Grundlage benötigen Sie eine Rechnung im Entwurfsmodus oder eine bereits gespeicherte bzw. versendete Rechnung.
- Loggen Sie sich zunächst im VR Smart Guide ein. Dann klicken Sie in der Navigation auf Einnahmen und auf Rechnungen.
- Anschließend wählen Sie Ihre Rechnung, die als XRechnung (XML-Datei) erstellt werden soll.
- Scrollen Sie in der Rechnungsübersicht in den unteren Abschnitt und klicken Sie auf "Rechnung versenden". Im Anschluss öffnet sich ein Dropdown mit der Auswahlmöglichkeit "als XML herunterladen".
- "Als XML herunterladen" (XRechnung) ist nur möglich, wenn Sie bei Ihrem Kunden in den Stammdaten eine Leitweg-ID hinterlegt haben.Hinweis:
Öffnen der XML-Datei
Nach dem Sie die XML-Datei heruntergeladen haben, öffnen Sie diese mit dem Editor (Notepad) oder WordPad.
Sie sehen dann den unteren abgebildeten XML-Code – lediglich mit den Inhalten Ihrer Rechnung.
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8' ?>
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:a='urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100' xmlns:rsm='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100' xmlns:qdt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:10' xmlns:ram='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100' xmlns:xs='http://www.w3.org/2001/XMLSchema' xmlns:udt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100'>
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>R-22-11</ram:ID>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format='102'>20220225</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Rechnung</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>TEST</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</rsm:ExchangedDocument>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
<ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:LineID>1</ram:LineID>
</ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:Name>test</ram:Name>
<ram:Description>VETRAGSNUMMER</ram:Description>
</ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
<ram:GrossPriceProductTradePrice>
<ram:ChargeAmount>500.0</ram:ChargeAmount>
</ram:GrossPriceProductTradePrice>
<ram:NetPriceProductTradePrice>
<ram:ChargeAmount>420.17</ram:ChargeAmount>
</ram:NetPriceProductTradePrice>
</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
<ram:BilledQuantity unitCode='H87'>12.0</ram:BilledQuantity>
</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
<ram:ApplicableTradeTax>
<ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
<ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
<ram:RateApplicablePercent>19.0</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>
<ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
<ram:LineTotalAmount>5042.02</ram:LineTotalAmount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
</ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:BuyerReference>991-123324435346-34</ram:BuyerReference>
<ram:SellerTradeParty>
<ram:Name>Pascal Brunner</ram:Name>
<ram:PostalTradeAddress>
<ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
<ram:LineOne>Musterstraße 123</ram:LineOne>
<ram:CityName>Muster</ram:CityName>
<ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
</ram:PostalTradeAddress>
<ram:SpecifiedTaxRegistration><ram:ID schemeID='VA'>DE123456789</ram:ID></ram:SpecifiedTaxRegistration>
</ram:SellerTradeParty>
<ram:BuyerTradeParty>
<ram:Name>NAME</ram:Name>
<ram:PostalTradeAddress>
<ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
<ram:LineOne>Straße 123</ram:LineOne>
<ram:CityName>Ort</ram:CityName>
<ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
</ram:PostalTradeAddress>
<ram:SpecifiedTaxRegistration><ram:ID schemeID='VA'>DE99999999999</ram:ID></ram:SpecifiedTaxRegistration>
</ram:BuyerTradeParty>
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
<ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
<ram:OccurrenceDateTime>
<udt:DateTimeString format='102'>20220225</udt:DateTimeString>
</ram:OccurrenceDateTime>
</ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
</ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
<ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
<ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
<ram:ApplicableTradeTax>
<ram:CalculatedAmount>957.98</ram:CalculatedAmount>
<ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
<ram:BasisAmount>5042.02</ram:BasisAmount>
<ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
<ram:RateApplicablePercent>19.0</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>
<ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
<ram:DueDateDateTime>
<udt:DateTimeString format='102'>20220311</udt:DateTimeString>
</ram:DueDateDateTime>
</ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
<ram:LineTotalAmount>5042.02</ram:LineTotalAmount>
<ram:AllowanceTotalAmount>0</ram:AllowanceTotalAmount>
<ram:TaxBasisTotalAmount>5042.02</ram:TaxBasisTotalAmount>
<ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">957.98</ram:TaxTotalAmount>
<ram:GrandTotalAmount>6000.0</ram:GrandTotalAmount>
<ram:TotalPrepaidAmount>0</ram:TotalPrepaidAmount>
<ram:DuePayableAmount>6000.0</ram:DuePayableAmount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
</ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Anpassung der XML-Datei
Vertragsnummer ("ContractReference") hinzufügen
Suchen Sie dann den Abschnitt <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement> (Zeile 54 bis 76 im XML-Code)
Fügen Sie zwischen der Stelle </ram:BuyerTradeParty> (Zeile 75) und </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement> (Zeile 76) den unteren Code Abschnitt ein.
<ram:ContractReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>CR987654</ram:IssuerAssignedID>
</ram:ContractReferencedDocument>
Anstelle der Angabe „CR987654″ können Sie nun Ihre Vertragsnummer hinterlegen. Anschließend speichern Sie die XML-Datei ab.
Und schon können Sie diese Datei als konforme XRechnung an Ihren öffentlichen Auftraggeber schicken!
Erweiterte Angaben zum Verkäufer ("SellerContact") hinzufügen
Suchen Sie dann dem Abschnitt <ram:SellerTradeParty <ram:Name>xxxr</ram:Name> (Zeile 56 und 57),
Fügen Sie direkt nach diesem Abschnitt den folgenden Code ein.
<ram:SellerContact>
<ram:point>Angaben zu Ansprechpartner oder Kontaktstelle</ram:point>
<ram:telephonenumber>0695451321</ram:telephonenumber>
<ram:emailadress>mustermann@beispiel.com</ram:emailadress>
</ram:SellerContact>
Innerhalb der „<>“ können Sie die notwendigen Angaben ergänzen. Für den Fall der erweiterten Angaben zum Verkäufern wären das Angaben zum Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Sollten Sie einzelne Angaben nicht haben oder nicht benötigen, lassen Sie diese Felder einfach leer.
Zahlungsanweisungen ("PaymentInstructions") hinzufügen
Suchen Sie dann dem Abschnitt <ram:SpecifiedTradePaymentTerms> (Zeile 96).
Fügen Sie direkt nach diesem Abschnitt den folgenden Code ein.
<ram:PaymentInstructions>
<ram:meanstypecode>Das als Code ausgedrückte erwartete oder genutzte Zahlungsmittel. Hierzu wird auf die Codeliste UN/ECE 4461 verwiesen</ram:meanstypecode>
<ram:meanstext>Das in Textform ausgedrückte erwartete oder genutzte Zahlungsmittel</ram:meanstext>
<ram:Remittanceinformation>Verwendungsweck</ram:Remittanceinformation>
<ram:credittransfer>IBAN bei Überweisung</ram:credittransfer>
<ram:paymentcardinformation>Nur notwendig bei Kartenzahlung</ram:paymentcardinformation>
<ram:directdebit>Nur notwendig bei Lastschrift</ram:directdebit>
</ram:PaymentInstructions>
Innerhalb der „<>“ können Sie die notwendigen Angaben ergänzen. Für den Fall von Zahlungsanweisungen wären das, das erwartende Zahlungsmittels (nach Codeliste UN/ECE 4461), das erwartende Zahlungsmittel als Textform, Verwendungszweck, IBAN (bei Überweisung), Kartennummer (bei Kreditkarte), IBAN (bei Lastschrift).
Sollten Sie einzelne Angaben nicht haben oder nicht benötigen, lassen Sie diese Felder einfach leer.
Wussten Sie schon...?
Video Tutorial: XRechnung um, bspw. Vertragsnummer (ContractReference) erweitern
Jetzt in weniger als einer Minute lernen, wie Sie Ihre XRechnung um die Angabe der Vertragsnummer (ContractReference) erweitern.
