Im Allgemeinen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren rechtsgültige und konforme Ausgangsrechnungen auszustellen. Die Rechnungserstellung ist für jedes Unternehmen ein essenzieller Bestandteil, Umsätze zu generieren und ist eine immer wiederkehrende Tätigkeit. Die folgende „Schritt für Schritt“–Anleitung zeigt Ihnen auf, wie Sie in nur wenigen Schritten mit dem VR Smart Guide eine Ausgangsrechnung erstellen können.
Mit der folgenden Anleitung erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte, wie Sie in nur wenigen Klicks Ihre erste Rechnung mit dem VR Smart Guide erstellen und an Ihre Kunden verschicken können.
Sofern Sie bereits Ihr Unternehmensprofil im VR Smart Guide unter „Einstellungen“ vervollständigt haben, können Sie Schritt 1 überspringen und mit Schritt 2 fortfahren. Klicken Sie hier, um Schritt 1 zu überspringen.
Eingabe von Unternehmensdaten
- Loggen Sie sich zunächst im VR Smart Guide ein. Anschließend befüllen Sie als Erstes links in der dunkelblauen Menüleiste unter "Unternehmen" in den Einstellungen die Angaben zu Ihrem Unternehmen. Felder mit einem Sternchen "*" gilt es auszufüllen, um fortfahren zu können.
- Anschließend befüllen Sie Ihre Kontaktdaten.
- Zum Schluss befüllen Sie Ihre steuerrelevanten Daten. Falls Sie Lieferungen in das EU-Ausland tätigen, müssen Sie ebenfalls Ihre USt-Id.-Nummer angeben
Ihre Unternehmensdaten müssen Sie nur einmal in den Einstellungen hinterlegen . Diese werden dann automatisch bei all Ihren erstellten Rechnungen für Sie übernommen.
Erste Rechnung erfassen oder bestehende Rechnungen importieren
- Um nun Rechnungen schreiben zu können, klicken Sie links auf "Einnahmen".
- Anschließend wählen Sie "Rechnungen" aus.
- Falls Sie noch keine Rechnung erstellt haben, wird Ihnen die abgebildete Seite angezeigt. Nun klicken Sie auf "jetzt die erste Rechnung erfassen", um mit der Rechnungserstellung zu beginnen.
- Falls Sie bereits in der Vergangenheit Rechnungen ausgestellt haben, können Sie diese ohne Probleme in den VR Smart Guide integrieren, indem Sie auf den unteren Button "Bestehende Rechnung importieren" klicken.Hinweis:
Rechnungserstellung in nur wenigen Klicks
- Nun geht es an die Rechnungserstellung. Zunächst müssen Sie festlegen, an welchen Kunden die Rechnung adressiert werden soll. In dem Suchfeld geben Sie den Namen des Rechnungsempfängers ein. Nach dem Anklicken der Suchleiste öffnet sich ein Fenster. Indem Sie die markierten Felder ("*") ausfüllen, können Sie einen Kunden hinzufügen. Alternativ können Sie auch unter dem Menüpunkt "Stammdaten" und "Kunden" Ihre Kunden hinterlegen.
- Anschließend können Sie das Fälligkeitsdatum (Standardwert: 14-tägige Fälligkeit) und Rechnungsdatum (Standardwert: Heutiges Datum) bearbeiten.
- Anschließend wählen Sie die jeweilige Umsatzkategorie, die zu der Einnahme passt, aus. Sie können zwischen "steuerpflichtigen Umsätze", "steuerfreien Umsätze", "nicht steuerbare Umsätze" und Umsätze nach $13b (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) wählen.
- Als Nächstes befüllen Sie Ihre Rechnungsposition. Auch hier gilt es die markierten Felder ("Bezeichnung", "Anzahl", "Einheit" und "Preis") zu befüllen.
- Sobald die Rechnungsposition ausgefüllt ist, klicken Sie auf den kleinen blauen Haken auf der rechten Seite. Falls Sie noch weitere Positionen auf Ihrer Rechnung auflisten möchten, klicken Sie auf "Position hinzufügen".
- Sobald Sie Ihre Rechnung fertiggestellt haben und versenden möchten, klicken Sie unten rechts auf "Rechnung versenden". Hier können Sie aus der Anwendung heraus, die Rechnung direkt per E-Mail an den Rechnungsempfänger versenden. Alternativ können Sie Ihre Rechnung auch als PDF-Dokument speichern.
- Alle vorgebenen Standardtexte innerhalb der Ausgangsrechnung können Sie jederzeit in Ihren Einstellungen unter Dokumentenvorlage (Unterpunkt: Dokument-Texte) einsehen und anpassen.Hinweis:
Wussten Sie schon...?
Video Tutorial: Ausgangsrechnung schreiben im VR Smart Guide!
Jetzt in weniger als einer Minute lernen, wie Sie eine Ausgangsrechnung im VR Smart Guide schreiben und versenden!
