In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Begriffe zur XRechnung und zeigen Ihnen, wie Sie innerhalb des VR Smart Guide eine XRechnung erstellen können.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein Abrechnungsdokument, welches nach EU-Normen in einem strukturierten Format ausgestellt, elektronisch übermittelt, sowie empfangen wird. Dies ermöglicht eine vollständig automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche.
Mit der am 27. November 2020 in Kraft getretenen E-Rechnungspflicht sind alle Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen zu übermitteln, sobald die Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes gehen. Darunter fallen beispielsweise Hersteller und Zulieferer von Arbeitsmaterial (Bürobedarf) und Handwerker und Bauunternehmer, die Reparaturen, Sanierungen etc. in öffentlichen Einrichtungen vornehmen. Von der E-Rechnungspflicht werden Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € ausgenommen (alle weiteren Ausnahmen: § 3 Abs. 3 E-RechV).
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus einem visuellen und für Menschen sichtbaren PDF-Teil, in welchem ein maschinenlesbarer, für Menschen nicht sichtbarere XML-Teil eingebettet ist. Eine XRechnung besteht hingegen nur aus der reinen XML-Datei. ZUGFeRD-Dateien haben die Endung .pdf, XRechnungen die Endung .xml.
- Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden, § 4 Abs. 1 Satz 1 E-RechV.Hinweis
Welche Anforderungen gibt es an eine elektronische Rechnung?
Die Anforderungen an einer elektronischen Rechnung sind in § 14 UstG definiert. Zusammengefasst sind folgende Aspekte verpflichtet zu befolgen:
- Die Pflichtangaben einer E-Rechnung müssen identisch zur Rechnung in Papierform sein (UStG § 14 Abs. 4).
- Der Empfänger muss sein Einverständins geben elektronische Rechnungen zu erhalten. Dies kann explizit erfragt werden, in den AGBs festgehalten werden, oder sogar stillschweigend oder nachträglich erfolgen (UStG § 14 Abs. 1).
- Die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der E-Rechnung muss gewährleistet sein (UStG § 14 Abs. 1).
- E-Rechnungen müssen 10 Jahre elektronisch archiviert werden (UstG § 14b).
Wie erstelle ich elektronische Rechnungen im VR Smart Guide?
Die Funktion zur Erstellung und Versand von E-Rechnungen steht Ihnen im VR Smart Guide im Premium-Paket zur Verfügung. Ihre Rechnungen werden als PDF mit unsichtbaren E-Rechnungsinformationen gespeichert. Alternativ können Sie auch nur die reine XML-Datei einer Rechnung herunterladen und als XRechnung versenden.
- Um die reine XML-Datei herunterzuladen, muss die Leitweg-ID Ihres Empfängers in den Stammdaten des jeweiligen Kundenprofils hinterlegt sein. (Siehe Screenshot)Hinweis
Automatisierte Erstellung
Die E-Rechnung wird automatisiert im ZUGFeRD 2.1-Format erstellt, welche ermöglicht, sowohl die visuelle Rechnung (PDF) als auch die strukturierten Rechnungsdaten (XML) an den Empfänger zu übermitteln:
Die E-Rechnung wird automatisiert im ZUGFeRD 2.1-Format erstellt, welche ermöglicht, sowohl die visuelle Rechnung (PDF) als auch die strukturierten Rechnungsdaten (XML) an den Empfänger zu übermitteln:
- Beim Versand einer E-Rechnung wird das XML-Format automatisiert im Hintergrund der PDF-Datei mitgesandt. Die XML-Dateien sind im PDF nicht sichtbar, können aber vom IT-System des Empfängers ausgelesen und verarbeitet werden.
- Nutzt der Empfänger keine elektronische Rechnungsverarbeitung, wird wie gewohnt mit der PDF-Rechnung gearbeitet.
- Alternativ können Sie auch nur die XML-Datei einer Ausgangsrechnung herunterladen und als XRechnung versenden.
Erstellung einer XRechnung im Smart Guide
Um eine XRechnung im Smart Guide zu erstellen, schreiben Sie zunächst eine normale Ausgangsrechnung. Wie dies funktioniert, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. Anschließend können Sie die Rechnung ganz unten unter „Rechnung versenden“ neben der Auswahl zwischen E-Mail und PDF auch als XML-Datei herunterladen und als XRechnung versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Funktion das Premium-Paket des Smart Guides benötigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Wussten Sie schon...?
Video Tutorial: E-Rechnung als XML-Datei herunterladen
Jetzt in weniger als einer Minute lernen, wie Sie eine eine E-Rechnung als XML-Datei im VR Smart Guide herunterladen können.
