Mit der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie innerhalb des VR Smart Guide eine Gutschrift erfassen können. Der Prozess der Erfassung einer Gutschrift (bspw. von einem Lieferanten) ist ähnlich der Erfassung einer Eingangsrechnung.
Öffnen der Ausgabenübersicht
- Loggen Sie sich zunächst im VR Smart Guide ein.
- Um nun eine Gutschrift erfassen zu können, klicken Sie links auf "Ausgaben".
- Falls Sie noch keine Eingangsrechnung erstellt haben, wird Ihnen die abgebildete Seite angezeigt. Nun klicken Sie auf "jetzt die erste Rechnung erfassen", um mit der Ablage Ihrer ersten Eingangsrechnung zu beginnen. Alternativ sehen Sie Ihre bereits erfassten Eingangsrechnung und/oder Gutschriften.
Rechnungsdokument hochladen und Eingabemaske ausfüllen
Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit Ihr Gutschriftsdokument hochzuladen (akzeptierte Dateitypen: .jpg, .png, .pdf, oder .tiff alle bis max. 8 MB). Durch automatische Texterkennung wird die Eingabemaske mit den verschiedenen Daten automatisch ausgefüllt. In manchen Fällen können aufgrund des Dokuments nicht alle Daten mit übernommen werden. In diesem Fall müssten Sie die bisher noch leeren Felder ausfüllen.
- Zunächst müssen Sie festlegen, wie die Bezeichnung des Gutschriftsdokuments sein soll.
- Anschließend ordnen Sie der Gutschrift einen Lieferanten zu. Nach dem Anklicken der Suchleiste öffnet sich ein Fenster. Indem Sie die markierten Felder ("*") ausfüllen, können Sie einen Lieferanten hinzufügen. Alternativ können Sie auch unter dem Menüpunkt "Stammdaten" und "Lieferanten" Ihre Lieferanten hinterlegen.
- Tragen Sie in Ihrem digitalen Gutschriftsdokument die Rechnungs- / Gutschriftsnummer ein.
- Setzten sie nun einen Hacken bei "Gutschrift erfassen".
- Füllen Sie als nächstes das Rechnungs- / Gutschriftsatum sowie das Fälligkeitsdatum aus.
- Tragen Sie nun ein, wie die entsprechende Position zu benennen ist. Falls die Gutschrift mehrere Rechnungspositionen enthält, können Sie rechts unter "Position hinzufügen" eine weitere Position mit in das Dokument aufnehmen.
- Das Feld "Kategorie" ist für Ihre Buchhaltung (DATEV Export) sehr relevant. Suchen und wählen Sie hier die Kategorie, die am nächsten zu Ihrer Ausgabe passt.
- Wählen Sie anschließend den richtigen Steuersatz aus.
- Tragen Sie nun den Preis ein. Dies kann in Brutto oder Netto erfolgen.
- Nachdem Sie alle Felder mit einem Sternchen ("*") ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Rechnung speichern", um die Ausgabe in Form des Rechnungs- bzw. Gutschriftsdokuments erfolgreich zu erstellen.
